Instrukcja
obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów
finansowo-księgowych
w Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej

Rozdział I
Podstawy prawne

§ 1.
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w szczególności na podstawie:
1. Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 395 t.j. z późniejszymi zmianami),
2. Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 t.j. z późniejszymi zmianami),
3. Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1968, t.j.
z późniejszymi zmianami).

§ 2.
1. Pracownicy jednostki Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Bielsku - Białej
z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na specjalnym oświadczeniu, stanowiącym Załącznik Nr 2.
2. Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, jak:
– Zakładowy plan kont,
– Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,
– Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
– Regulamin kontroli wewnętrznej.

§ 3.
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
– jednostce – oznacza to Podbeskidzki Ośrodek Interwencji Kryzysowej,
– dyrektorze jednostki – oznacza to dyrektora Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej,
– księgowym – oznacza to głównego księgowego Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej.

Rozdział II
Dowody księgowe – dane ogólne

§ 4.
Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi:
1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.
2. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych – gotówkowych lub bezgotówkowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.
3. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty zapisów księgowych.

§ 5.
Cechy dowodu księgowego.
1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:
– dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub w czasie),
– trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),
– rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),
– kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości),
– jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),
– chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych),
– systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),
– identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg bankowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na zbiorczym dokumencie księgowym),
– poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),
– poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość zastosowanych miar),
– poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i zasadami matematyki),
– podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy).
2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych, wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
§ 6.
Funkcje dowodu księgowego.
1. Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje:
– funkcja „dokumentu” – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,
– funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – jest to dowód w sensie prawa materialnego,
– funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania,
– funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.
§ 7.
1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”.
2. Dowody księgowe dzieli się na trzy grupy:
– zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
– zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
– wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
3. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów rachunkowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:
1) zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,
2) korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych sprostowania zapisów lub stornowań,
3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (dowody „pro forma”),
4) rozliczeniowe – „polecenie księgowania” ujmujące dokonane już zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.).
4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów usług (VAT).
5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

Rozdział III
Dowody księgowe – dane szczegółowe

§ 8.
Zasady sporządzania dokumentu do księgowania:
1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien :
1) być sporządzony wg ustalonego w jednostce wzoru,
2) zawierać zapisy na dokumencie dokonane w sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lub komputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu,
3) być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości,
4) mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem,
5) być wypełniony rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych i kompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami i wynikające z operacji, którą dokumentuje,
6) zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach (opis danych sprecyzowano w dalszej części instrukcji – Część III szczegółowa),
7) zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne),
8) posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych – musi być ciągła, bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych w jednostce zasad numerowania dowodów księgowych,
9) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych być sporządzony na podstawie prawidłowo wystawionych dokumentów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym prawidłowo wypełnione,
10) pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania,
11) w przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodzie zewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem,
12) błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie można poprawić pojedyńczych liter lub cyfr,
13) sporządzanie faktury VAT i rachunków uproszczonych oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z przepisami ustawy VAT i wykonawczych rozporządzeń Ministra Finansów wydanych do tej ustawy,
14) mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane.
2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, dyrektor jednostki wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

§ 9.
Treść dowodu księgowego.
1. Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
– określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
– określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
– opis operacji, jej wartość oraz dane ilościowe, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
– datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,
– podpis wystawcy dowodu lub osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów. Podpis nie jest wymagany, jeżeli przepisy szczególne dopuszczają jego brak.
– stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), przez wskazanie miesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji na podstawie zakładowego planu kont),
2. Dowody księgowe muszą być:
– rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
– kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w pkt. 1
– wolne od błędów rachunkowych.
3. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek, a błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jak zapisano wyżej w § 8 ppkt. 11 i 12 niniejszego rozdziału jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie (tj. dowodu korygującego) wraz ze stosowanym uzasadnieniem.
4. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie wolno poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Rozdział IV
Rodzaje dowodów księgowych – ich obieg oraz dokumentowanie operacji gospodarczych

§ 10
Zasady obiegu dowodów księgowych.
1. W sprawdzeniu dowodów bierze udział szereg właściwych samodzielnych stanowisk pracy, na skutek czego zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania. Poszczególne dowody księgowe mają różne drogi obiegu.
2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:
– zasada terminowości – przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy ogniwami, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przez poszczególne ogniwa,
– zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów w sposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,
– zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności,
– zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko do tych ogniw, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia,
– zasada samokontroli obiegu – poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem i wymuszają ciągły ruch obiegowy.
§ 11.
Dowody bankowe:
– bankowe dowody wpłaty – wypełniane przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym.
Wszystkie wpłaty gotówkowe na rachunki własne lub obce do banku dokonywane są na specjalnym druku „Bankowy dowód wpłaty”. Dowód wypełnia osoba dokonująca wpłaty w dwóch egzemplarzach. Po przyjęciu wpłaty przez bank jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym kopie z bankowym dowodem wpłaty,
– polecenie przelewu – stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.
Podstawą do wystawienia powinien być oryginał dokumentu podlegający zapłacie. Polecenie przelewu sporządzane jest w formie elektronicznej w ramach elektronicznej obsługi bankowej. Dopuszcza się możliwość wystawiania poleceń przelewu w formie papierowej, sporządzane przez głównego księgowego, które po podpisaniu przez osoby upoważnione składa do banku. Po zrealizowaniu przelewu w formie papierowej jednostka otrzymuje wraz z wyciągiem bankowym jeden egzemplarz ,
– wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – otrzymywane z banku wyciągi rachunków bankowych – oryginał sporządzony jako wydruk komputerowy sprawdza główny księgowy z załączonymi do nich dokumentami. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy je pisemnie uzgodnić z oddziałem banku prowadzącego.,
– czek gotówkowy – wystawia kasjer w jednym egzemplarzu. Podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. Osoba otrzymująca czek kwituje jego odbiór w ewidencji wydanych blankietów czekowych. Po otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta czekiem, wynikająca z tego wyciągu, podlega sprawdzeniu z kwotą ujętą w dowodzie stanowiącym podstawę wypłaty gotówki. W razie pomyłki w wypisywaniu czeku (kwot, nazwisk, itp.), czek anuluje się przez przekreślenie i umieszczenie adnotacji „ANULOWANO” wraz z datą
i podpisem osoby, która go anulowała. Anulowany czek pozostaje w książeczce czekowej w kasie..

§ 12

Dowody kasowe:
1) dowód wpłaty (kasa przyjmie),
2) dowód wypłaty (kasa wypłaci),
3) raport kasowy,
4) wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki,
5) rozliczenie wyjazdu służbowego,
6) czek gotówkowy (do podejmowania gotówki z banku do kasy),
7) bankowy dowód wpłaty (do przekazywania gotówki z kasy do banku)

Szczegółowe zasady gospodarki kasowej w Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej reguluje obowiązująca instrukcja kasowa, która określa między innymi zasady sporządzania i postępowania z dowodami kasowymi.

§ 13

Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:
1. Podstawowymi dokumentami stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń pracowników są:
• lista płac pracowników,
• lista innych wynagrodzeń osobowych,
• lista wypłat dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie, o dzieło.
2. Listy sporządza główny księgowy w jednym egzemplarzu na podstawie odpowiednio sporządzonych i sprawdzonych dowodów źródłowych. Listy płac powinny zawierać co najmniej następujące dane:
• okres, za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,
• nazwisko i imię pracownika,
• sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,
• sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,
• łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty.

3. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są w szczególności:
• akt powołania lub wyboru,
• umowa o pracę lub zmiana umowy o pracę,
• rozwiązanie umowy o pracę,
• wnioski premiowe, pisma określające wysokość nagród,
• zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych lub – zatwierdzone przez dyrektora jednostki zestawienia przepracowanych godzin nadliczbowych,
• inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia (np. zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy, itp.),
• rachunek za wykonaną pracę (zlecenie, dzieło),
4. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:
• należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych,
• pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń,
• pobranych, a nie rozliczonych zaliczek,
• innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika,
• kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.
5. Lista płac powinna być podpisana przez głównego księgowego (sporządzającego listę) oraz dyrektora jednostki, bądź osoby upoważnione.
6. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby upoważnione główny księgowy sporządza przelewy na konta bankowe dla pracowników, którzy mają założone rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, pozostali pracownicy otrzymują wynagrodzenia w formie pieniężnej, wypłacane z kasy Ośrodka.
7. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczenia zasiłków z tytułu ubezpieczeń społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.
8. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie do dnia 27 każdego miesiąca.

§ 14

Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego:
1) przyjęcie środka trwałego w używanie (symbol OT),
2) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego (symbol MT),
3) protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego (symbol PT),
4) aktualizacja wyceny środka trwałego (symbol AT),
5) przekwalifikowanie pozostałego środka trwałego na środek trwały,
6) likwidacja środka trwałego – (symbol LT),
7) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu,
8) obcy środek trwały w użytkowaniu,
9) wydzierżawienie środka trwałego,
10) oddanie w administrowanie środka trwałego(symbol PT),
11) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innych składników majątku trwałego,,
12) protokół szkodowy środka trwałego,
13) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego,,

§ 15

Dowody księgowe rozliczeniowe:
1) nota księgowa – służy do dokumentowania rozrachunków wzajemnych między Podbeskidzkim Ośrodkiem Interwencji Kryzysowej a obcymi podmiotami zewnętrznymi, dla których nie przewidziano innego sposobu dokumentacji, a także między Podbeskidzkim Ośrodekime Interwencji Kryzysowej a jednostkami organizacyjnymi Miasta Bielska-Białej, objętymi konsolidacją rozliczeń VAT. Rodzaje not księgowych:
a) nota obciążeniowa – własny lub obcy zewnętrzny dowód księgowy, wskazujący na występowanie należności Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej od osoby trzeciej wskazanej w wystawionej lub otrzymanej nocie z określonego tytułu,
b) nota uznaniowa – własny lub obcy zewnętrzny dowód księgowy, wskazujący na występowanie zobowiązania Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej wobec osoby trzeciej wskazanej w otrzymanej lub wystawionej nocie z określonego tytułu,
2) polecenie księgowania (PK) – to wewnętrzny dowód księgowy mający zastosowanie do udokumentowania zapisów księgowych, tj. m.in.:
• operacje gospodarcze nieudokumentowane odrębnymi dowodami księgowymi (aktualizacja należności, umorzenie i amortyzacja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych),
• przeksięgowań o charakterze technicznym i formalnym, wymaganych przez przepisy,
• przeniesień i zmian klasyfikacji,
• dokonania w księgach rachunkowych storn i korekt błędnych zapisów.

§ 16
Druki ścisłego zarachowania:
1) książeczki czeków gotówkowych,
2) arkusze spisu z natury,
3) dowody księgowe kasa wyda – KW,
4) dowody księgowe kasa przyjmie - KP
5) karty drogowe.

Ewidencja prowadzona jest przez głównego księgowego wg zakresu czynności i odrębnej instrukcji. Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku.

§ 17
Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek.
1. W jednostce występują zaliczki gotówkowe:
1) stałe – zatwierdzane są przez dyrektora jednostki dla pracowników zatrudnionych na stałe, rozliczane w terminach zatwierdzonych corocznie. Zaliczki stałe wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów materiałów, sprzętu i usług.
2) jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w jednostce w stałym stosunku pracy, na umowę zlecenie. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów, sprzętu i usług.
2. Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają w sekretariacie jednostki zarejestrowany (nadany numer kolejny) blankiet „polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej – dyrektora jednostki, określających również środki komunikacji. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym lub służbowym może wydać wyłącznie dyrektor jednostki na podstawie zawartej uprzednio umowy. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek, na którym uzyskuje akceptację dyrektora jednostki i księgowego lub ich pełnomocników. Na podstawie tego odcinka otrzymuje gotówkę. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni od daty zakończenia podróży służbowej. Zwroty kosztów odbycia podróży służbowej dokonuje się w formie gotówkowej.
3. Pozostałe zaliczki wypłaca się na podstawie wypełnionego i zaakceptowanego przez dyrektora jednostki, księgowego lub ich pełnomocników wniosku o zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej do końca miesiąca, w którym pobrano zaliczkę. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dyrektor jednostki może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki.
4. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki.
§ 18.
Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług dokonywanych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych.
1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:
– faktura VAT – oryginał,
– faktura korygująca – oryginał,
– rachunek – oryginał,
– nota korygująca – oryginał,
– protokół reklamacyjny – kopia,
– pro forma dowodu zakupu – oryginał – wezwanie do zapłaty,
– dowód zwrotu – kopia (stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych).
2. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych, sporządzany jest protokół. Zakupy środków trwałych dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje dyrektor jednostki
i kontrasygnuje główny księgowy.
Odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku, ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować.
Procedurę przetargową przeprowadza komisja d/s. Przetargów, jest ona odpowiedzialna za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a przy robotach inwestycyjnych, zlecanych za pośrednictwem inwestora zastępczego odpowiedzialny jest inwestor zastępczy.
3. Umowę na piśmie wraz z zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz informację o miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej odpowiedzialny pracownik przekłada do podpisu dyrektorowi jednostki.
4. Umowa sporządzona jest co najmniej w trzech egzemplarzach, z których: oryginał dostarczony jest do głównego księgowego wraz z załącznikami najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu, jedna kopia przechowywana jest na stanowisku prowadzącym sprawy inwestycji, wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, drugą kopię otrzymuje dostawca (wykonawca).
6. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną (z podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej) oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego.
7. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do inwestycji, do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu). Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących inwestycji są:
– faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na fakturze inspektor d/s. budownictwa potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycję z harmonogramu,
– faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku,
– dowód lub dowody „OT” – przyjęcia środka trwałego,
– dowód lub dowody „PT” – przekazania – przejęcia środka trwałego.
8. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku oraz dowody „OT” sporządza inspektor d/s. budownictwa lub inny pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z głównym księgowym i przekazuje:
– oryginał i pierwszą kopię – dla głównego księgowego, najpóźniej w terminie czternastu dni od sporządzenia,
– drugą kopię – dla pracownika odpowiedzialnego za przyjęty lub wyremontowany obiekt,
– trzecią kopię – dla pracownika prowadzącego dane zadanie inwestycyjne.
9. Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokołem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.
W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dot. danego środka trwałego, np. materiał z jakiego została wybudowana, kubaturę, przeznaczenie, w przypadku budynku lub budowli; parametry techniczne, numery fabryczne, rok produkcji, itp. – w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej.
10. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych – udokumentowanie ich stanowi polecenie księgowania, sporządzone przez głównego księgowego na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych.
11. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. stanowi faktura lub rachunek z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotacje o miejscu przechowywania oraz celu, dla jakiego została sporządzona.
12. Zlecenie usługi w zakresie opracowania dokumentacji winno odbywać się w trybie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, wymaga bezwzględnie formy umowy pisemnej, określającej: zakres opracowania, terminy wykonania, formę płatności, zakres odpowiedzialności wykonującego usługę oraz inne dane wg potrzeb jednostki.

§ 19
Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług.
1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży są:
– faktura VAT.
– faktura korygująca,
– nota korygująca,
– akt notarialny.
2. Dokumenty sprzedaży wystawiane są na udokumentowanie sprzedaży mienia – przez głównego księgowego na wniosek dyrektora. Wniosek winien być przekazany do księgowości najpóźniej w dniu następnym od daty sporządzenia, celem wystawienia rachunku. Rachunek sporządzany jest w trzech egzemplarzach:
– oryginał – kupującemu,
– pierwsza kopia – pozostaje w księgowości,
– druga kopia – dla pracownika odpowiedzialnego materialnie.
3. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba wystawiająca dowód sprzedaży wystawia dowód właściwy – dokument korygujący w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki i przekazuje:
• oryginał – kupującemu,
• kopię – pozostawia w aktach w dokumentacji księgowej.

§ 20
Dowody dotyczące transportu.
1. W jednostce obowiązuje następująca dokumentacja prowadzona dla rozliczenia samochodów służbowych:
– karta drogowa – dokument wystawia główny księgowy w jednym egzemplarzu i przekazuje kierowcy pojazdu. Wydaną kartę ewidencjonuje się w rejestrze. Po wykorzystaniu karty, przed wydaniem nowej karty drogowej, otrzymujący kartę dokonuje jej rozliczenia i zwrotu rozliczającemu,
– miesięczne rozliczenia zakupu i zużycia materiałów pędnych prowadzi główny księgowy,
– miesięczne zestawienie kart drogowych (oryginał), sporządza pracownik główny księgowy - wydający karty drogowe, po zakończeniu miesiąca i w terminie 5 dni roboczych dokonuje sprawdzenia zestawienia wraz z kartami drogowymi,
– protokół szkody w transporcie sporządza osoba każdorazowo wyznaczona przez dyrektora jednostki. Oryginał protokołu wraz z decyzją dyrektora jednostki o sposobie rozliczenia szkody przekazywany jest do księgowości. Pierwsza kopia przechowywana jest łącznie z kartami drogowymi i miesięcznym zestawieniem, drugą kopię otrzymuje osoba bezpośrednio uczestnicząca w powstaniu szkody.
2. Faktury VAT na zakup paliwa winny być opisane z powołaniem numeru karty drogowej, w której fakturę ujęto.
§ 21.
Dokumentowanie inwentaryzacji.
1. W jednostce obowiązują dowody inwentaryzacyjne:
1) zarządzenie dyrektora jednostki w sprawie przeprowadzenia spisu z natury,
2) protokół likwidacji zużytych środków trwałych,
3) arkusz spisu z natury,
4) protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej,
5) sprawozdanie z przebiegu spisu z natury,
6) zestawienie różnic inwentaryzacyjnych,
9) rozliczenie końcowe ilościowo-wartościowe,
10) protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych,
11) decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych.
2. Arkusze spisu z natury winny być ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania. Druki te wydaje za pokwitowaniem odbioru główny księgowy przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej w dwóch egzemplarzach. Po zakończeniu spisu z natury przewodniczący komisji oddaje oryginał głównemu księgowemu.
3. Protokół z inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej (oryginał) sporządzany jest w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie. Arkusze spisowe dla potrzeb inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej otrzymuje przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej w trzech egzemplarzach. Po zakończeniu spisu oryginał przekazuje głównemu księgowemu, po jednej kopii – zdającemu i przyjmującemu. Protokół z inwentaryzacji podpisuje zdający i przyjmujący, zatwierdza dyrektor jednostki. W przypadku różnic, decyzje podpisuje dyrektor jednostki.
4. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie.

Rozdział V.
Kontrola dowodów księgowych

§ 22
1. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem.
2. Dowody winny być sprawdzone pod względem:
– merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki,
– formalno-rachunkowym, co polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
3. Kontrola dowodów winna się odbywać na właściwych samodzielnych stanowiskach pracy, na skutek czego zachodzi konieczność terminowego przekazywania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami . Obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania, powinien odbyć się najkrótszą drogą.
4. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe.
6. Nieprawidłowości formalno-rachunkowe powinny być skorygowane w sposób określony w § 8 ust. 1 ppkt. 11 i 12 niniejszej Instrukcji.

§ 23
Dekretacja dokumentów księgowych.
1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.
2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania.
3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:
– segregacja dokumentów,
– sprawdzenie prawidłowości dokumentów,
– właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania).

1) Segregacja dokumentów polega na:
– wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do księgowości tych dokumentów, które podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią),
– podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych działalności jednostki (dochody, wydatki, fundusze, inwestycje, itp),
– kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, dekadę).

2) Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany odcinek działalności jednostki, ustalony w zakresie obowiązków. W wypadku stwierdzenia braku podpisu, należy dowód zwrócić do osoby odpowiedzialnej w celu uzupełnienia.

3) Właściwa dekretacja polega na:
– nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane,
– umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma być zaksięgowany,
– do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej dany dokument należy zaliczyć,
– wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach (na kontach) analitycznych,
– określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, pod inną datą niż data jego wystawienia (dot. dowodów własnych) lub data otrzymania (dot. dowodów obcych),
– podpisaniu przez głównego księgowego lub osobę upoważnioną przez głównego księgowego do dekretacji.

4. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią.

§ 24
Ewidencja faktur.
1) Wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych oraz zakupu usług winny być składane w księgowości. Na dowód wpływu dokumentów, o których mowa wyżej, księgowy na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu . Faktury gotówkowe, będące dowodem przy rozliczaniu zaliczek lub jednorazowych zakupów, należy przekazać do księgowości najpóźniej w następnym dniu po dokonaniu zakupu lub rozliczeniu zaliczki.
2) Główny księgowy w tym samym dniu, a najpóźniej dnia następnego dekretuje dokumenty i sprawdza ich zgodność pod względem rachunkowym, po czym przekazuje pracownikom merytorycznym do sprawdzenia.
3) Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do :
a) sprawdzenia faktur i ich zgodności ze stanem faktycznym,
b) zatwierdzenia jedynie oryginałów faktur i faktur korygujących do zapłaty poprzez umieszczenie na odwrocie faktury pieczęci lub zapisu odręcznego o następującej treści:

c) na dowód potwierdzenia prawidłowości danych umieszczonych na fakturze i zatwierdzenia jej do zapłaty, pracownicy merytoryczni składają swój podpis i wpisują datę dokonania ww. czynności. Następnie tak zatwierdzoną fakturę zwracają do księgowości , lecz nie później niż w terminie 3 dni od jej otrzymania,
d) faktury zawierające błędy określone w § 35 ust.1 pkt 5 – 12 rozporządzenia Ministra Finansów, o którym mowa w pkt. 4, należy odesłać do wystawcy za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. O fakcie odesłania faktury należy powiadomić głównego księgowego, poprzez przekazanie do pracownika księgowości kopii pisma o zwrocie faktury .
e) główny księgowy, odpowiedzialny za ewidencjonowanie faktur w odpowiednich urządzeniach księgowych, zobowiązany jest do ich ujęcia w zbiorach w porządku chronologicznym tak, aby spełniały wymogi określone w art. 24 ustawy z dnia 9 września 1994 r. o rachunkowości.

Rozdział VI
Ochrona danych

§ 25
1. Dowody księgowe, po wpłynięciu do księgowości i zaksięgowaniu, nie mogą być wydawane poza siedzibę jednostki. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez innych pracowników jednostki, dokument można udostępnić, ale tylko na miejscu w wydziale księgowości, która przechowuje te dowody.
2. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (dla organów ścigania, sądów, itp.), może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody dyrektora jednostki, za pokwitowaniem.
3. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym, według poszczególnych rodzajów działalności (dochody, wydatki).
4. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach do tego celu przeznaczonych, dostosowanych do ustalonego czasu przechowywania.
5. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego, dowody księgowe winny znajdować się w dziale księgowości, po tym okresie winny być przekazane do archiwum jednostki.
6. Nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów przekazanych do archiwum jednostki i terminowym przekazywaniem akt na makulaturę, w trybie ustalonym obowiązującymi przepisami, po uzyskaniu zgody Archiwum Państwowego, należy do głównego księgowego lub innego pracownika, wyznaczonego przez dyrektora jednostki.

Rozdział VII
Archiwizowanie dokumentów księgowych

§ 26.
1. Główny księgowy odpowiedzialny jest za właściwe przechowywanie następujących dokumentów:
• akt dotyczących budżetu,
• dokumentacji płacowej,
• dokumentacji inwentaryzacyjnej,
• dokumentacji majątkowej,
• dokumentacji podatkowej,
• dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych,
• dokumentacji sprawozdawczej.

2. Dokumenty przechowuje się przynajmniej przez okres czasu określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt, będącym załącznikiem do instrukcji kancelaryjnej :
3. Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się:
• w oryginalne postaci,
• w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg,
• w podziale na okresy sprawozdawcze,
• w sposób pozwalający na ich odszukanie.

Rozdział VIII
Postanowienia końcowe

§ 27.
1. Załatwianie i obieg korespondencji określa instrukcja kancelaryjna.
2. Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkie stanowiska pracy jednostki i winna być przestrzegana przez wszystkich pracowników.
3. Instrukcja obowiązuje od dnia podpisania - 20.10.2018 r.

§ 28.
Wykaz załączników do instrukcji:
1. Wzory osób biorących udział w kontroli wewnętrznej obiegu dokumentów.
2. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowaniu zasad przyjętych w Instrukcji.
3. Jednolity rzeczowy wykaz akt.
4. Schemat obiegu dokumentów

.................................
Dyrektor jednostki

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie.
1. Mienie, będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.
2. Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.
3. Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w zabezpieczonym pomieszczeniu jednostki.
6. Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być, po zakończeniu pracy, przechowywane w pozamykanych szafach.

§ 27.
1. Odpowiedzialność materialną i służbową pracownika za powierzone składniki majątku jednostki określa kodeks pracy. Zgodnie z art. 124 § 1 i 2 kodeksu pracy, pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mu mienie wtedy, jeżeli zostało mu powierzone z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się.
2. Przekazanie mienia powinno być udokumentowane w sposób pozwalający stwierdzić, za jaki powierzony sprzęt pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną.
3. W celu zabezpieczenia majątku gminy należy przestrzegać, aby w aktach osobowych pracowników materialnie odpowiedzialnych znajdowały się umowy określające zakres odpowiedzialności materialnej i służbowej za powierzony ich pieczy majątek jednostki.
4. W przypadku zwolnienia lub przeniesienia pracownika materialnie odpowiedzialnego na inne stanowisko pracy, obowiązkiem przełożonego jest dopilnowanie, aby we właściwym czasie dokonane zostało przekazanie stanowiska pracy protokołem zdawczo-odbiorczym wraz ze spisem z natury.

Zasady prowadzenia przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych:
1) zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna,
2) zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny,
3) zasada oznakowania akt:
– symbol literowy komórki organizacyjnej (księgowość, sekcja interwencyjna),
– symbol cyfrowy akt ,
– numer kolejny (rok np. 15/99),
4) zasady przechowywania akt:
– akta winny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy, którego dotyczą. Okres przechowywania określa kategoria archiwalna,
5) zasada odpowiedzialności indywidualnej:
– każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone przez niego z zakresu wykonywanych czynności,
6) zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:
– dokumenty muszą być widoczne i trwale oznakowane, zgodnie z zasadami, o których mowa w ppkt. 3. Oznakowany winien być pojedynczy dokument i zewnętrzna strona teczki, w której jest przechowywany.
2. Wykaz akt finansowo-księgowych wg grup tematycznych archiwizowania dokumentów księgowych , stanowi Załącznik Nr 4 do niniejszej instrukcji.
3. Oznaczanie kategorii dokumentacji:
Symbolem ”A” – oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
Symbolem „B” – oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnej:
1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub państwowej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,
2) symbolem „Bc” oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,
3) symbolem „BE” oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
4. Główny księgowy odpowiedzialny jest za prowadzenie i przekazanie do przechowywania w archiwum akt, jak niżej:
1) akt planistycznych (dotyczące budżetu i środków pozabudżetowych),
2) akt rachunkowości i finansów,
3) dokumentacji płacowej,
4) dokumentacji inwentaryzacyjnej,
5) dokumentacji majątkowej,
6) dokumentacji podatkowej,
7) dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych,
8) dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej budżetu , funduszy celowych i funduszy specjalnych.

§ 25.
Przechowywanie akt.
1. W jednostce obowiązują poniższe zasady przechowywanie akt:
1) akta spraw przechowuje się na samodzielnych stanowiskach pracy i w archiwum zakładowym,
2) na samodzielnych stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego,
3) teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kancelaryjnej. Akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodnym z wymogami archiwalnymi,
4) kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane na merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku; w przypadku, gdy dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań jednostki – przez okres do dwóch lat.
2. Przechowywanie akt w archiwum zakładowym:
1) w celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi archiwum zakładowe,
2) akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie roku (w uzasadnionych wypadkach – po upływie dwóch lat), kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący sprawy,
3) pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, po uzgodnieniu z dyrektorem, ustala termin przekazania akt do archiwum zakładowego przez poszczególne samodzielne stanowiska pracy,
4) przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
5) spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt; drugi egzemplarz pozostaje w archiwum,
6) spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy zdający akta w kolejności teczek, według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
7) spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik zdający akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.
3. Archiwizowana dokumentacja podlega konserwacji raz na pięć lat. Akta o szczególnym znaczeniu historycznym lub inne dokumenty o dużej wartości dla jednostki, winny być przechowywane w postaci foliowanej.