ZARZĄDZENIE NR 9/2017

Dyrektora Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej
w Bielsku-Białej

z dnia 18 grudnia 2017 r.

w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

Na podstawie art. art. 69 ust. 1 pkt 2 w zw. z art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2017 r. poz. Nr 2077 z późniejszymi zmianami), zarządzam co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania w Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzowej instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Nadzór nad przestrzeganiem instrukcji powierzam Głównemu Księgowemu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

§ 4. Traci moc Zarządzenie nr 1/2001Dyrektora Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej z dnia 02 stycznia 2001 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania.

Załącznik do Zarządzenia Dyrektora
Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej
Nr 9/2017 z dnia 18 grudnia 2017 r.
w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji
ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania

INSTRUKCJA EWIDENCJI I KONTROLI
DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA

§ 1. 1 Druki ścisłego zarachowania są to formularze powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje ewidencja.

2. Druki ścisłego zarachowania podlegają ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej księdze. W księdze tej rejestruje się pod odpowiednią datą liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy i wprowadza się każdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.

§ 2. 1 Do druków ścisłego zarachowania zalicza się formularze w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.
W Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
a) czeki gotówkowe,
b) karty drogowe,
c) dowody wpłaty KP,
d) dowody wypłaty KW,
e) arkusze spisu z natury.

2. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
a) przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
b) bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w księdze druków ścisłego zarachowania.

3. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest Główny Księgowy.
Druki należy przechowywać w kasie pancernej lub szafie metalowej.

4. Do obowiązków Głównego Księgowego należy wpisanie druków ścisłego zarachowania do ksiąg.

§ 3. 1 Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie dla każdego rodzaju druku w księdze o ponumerowanych stronach. Na ostatniej stronie należy wpisać „księga zawiera ……stron, kolejno ponumerowanych”, a następnie zaopatrzyć podpisem osoby upoważnionej, to jest Głównego Księgowego

2. Podstawę zapisów w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią:
a) dla przychodu – data, numery przyjętych bloczków,
b) dla rozchodu – data, numery wydanych bloczków, pokwitowanie osoby pobierającej.
3. Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie. Omyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można było go odczytać i wpisać zapis prawidłowy. Osoba dokonująca poprawki powinna obok wniesionej poprawki umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności.

4. Druki ścisłego zarachowania wydaje się osobie upoważnionej do przeprowadzenia czynności, do której niezbędne jest użycie druku tj.:
a) przewodniczącemu powołanej komisji inwentaryzacyjnej,
b) pracownikowi kasy,
c) kierowcy samochodu służbowego.

5. Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelka dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez okres 5 lat. Dotyczy to również druków anulowanych.

6. Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „anulowane” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tych czynności. Anulowane druki należy pozostawić w bloku.

§ 4. Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwetaryzacyjna jest obowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania będących na stanie Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej. W inwentaryzacji należy podać serie i numery druków oraz podać ich ilość.

§ 5. 1 W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Przekazanie druków ścisłego zarachowania dokonuje się protokołem zdawczo-odbiorczym.

2. W przypadku zaginięcia (zagubienia lub kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków i ustalić liczbę i numery, serie zaginionych druków.

3. Natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
a) sporządzić protokół zaginięcia,
b) w przypadku zaginięcia czeków zawiadomić bank, który czeki wydał.

4. Zawiadomienie o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinno zawierać:
a) liczbę zaginionych druków,
b) rodzaj, numer, serię zaginionych druków,
c) datę zaginięcia druków,
d) miejsce zaginięcia druków,
e) okoliczności zaginięcia druków,
f) nazwę i dokładny adres jednostki ewidencjonującej druki.

5. W przypadku kasacji druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.