Zarządzenie nr 2/2017
Dyrektora Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej
z dnia 20 stycznia 2017 r.
ustalające instrukcję w sprawie gospodarki kasowej
w Podbeskidzim Ośrodku Interwencji Kryzysowj

Na podstawie art. 10 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 z późn.zm.) i zgodnie z art. 68 i 69 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 870 z późn.zm.), rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 września 2010 r. w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. z 2016, poz. 793 z późn.zm.), zarządzam, co następuje:

§ 1
Ustalam i wprowadzam do użytku wewnętrznego instrukcję w sprawie gospodarki kasowej w Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Przestrzeganie i ścisłe stosowanie instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, o której mowa w § 1, zapewnia prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz własną ochronę majątku jednostki.
§ 3
Nieprzestrzeganie postanowień instrukcji w sprawie gospodarki kasowej, o której mowa w § 1, stanowi naruszenie obowiązków służbowych.

§ 4
Traci moc instrukcja kasowej wprowadzona Zarządzeniem Nr 1/2001 Dyrektora Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej z dnia 02.01.2001 r.

§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania – 20 stycznia 2017 r.

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia nr 2/2017 Dyrektora
Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzyswej
w Bielsku-Bialej
z dnia 20 stycznia 2017 r.
Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej
w Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej

Rozdział I
Ustalenia ogólne
§ 1
Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki kasowej,
a w szczególności na podstawie:
1) ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047
z późn.zm.),
2) ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 870
z późn.zm.),
3) rozporządzenia Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 z późn.zm.),
4) rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 września 2010 r.
w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 2016, poz. 793 z późn.zm.),
5) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),
6) innych aktów prawnych, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień.
§ 2
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
1) jednostce – oznacza to Podbeskidzki Ośrodek Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej,
2) budżecie jednostki – oznacza to budżet Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej
3) dyrektorze jednostki – oznacza to dyrektora Podbeskidziego Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej
4) głównym księgowym – oznacza to głównego księgowego Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej
5) specjaliście – oznacza to specjalistę Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej.
6) wartościach pieniężnych – oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę oraz złoto, srebro i wyroby z tych metali, kamienie szlachetne i perły, a także platynę i pozostałe metale z grupy platynowców.
Rozdział II
Ustalenia szczegółowe
§ 3
Kasjer
1. Kasjerem może być jedynie osoba mająca minimum średnie wykształcenie, nienaganną opinię, niekarana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenie przeciwko mieniu oraz posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
2. W Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej funkcję kasjera pełni specjalista – pracownik Sekcji Interwencyjno - Terapeutycznej.
3. Przyjęcia obowiązków kasjera oraz każdorazowego przekazania kasy innej osobie należy obowiązkowo dokonywać na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego (zgodnie
z załącznikiem nr 1 do niniejszej Instrukcji).
4. Przekazania obowiązków kasjera innej osobie należy dokonywać w obecności głównego księgowego bądź osoby wyznaczonej przez niego.
5. Kasjer, na dowód przyjęcia odpowiedzialności materialnej, musi złożyć oświadczenie
o odpowiedzialności za powierzone mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie dokonywania operacji kasowych i transportu gotówki o następującej treści: „Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi pieniądze
i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie”. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji.
6. Kasjer na swoim stanowisku powinien mieć obowiązującą w jednostce instrukcję
w sprawie gospodarki kasowej.
7. Do obowiązków kasjera należy:
1) właściwe przechowywanie i zabezpieczanie gotówki i innych wartości,
2) dokonywanie operacji gotówkowych (przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat) wyłącznie na podstawie dowodów przychodowych i rozchodowych podpisanych
i sprawdzonych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez osoby upoważnione,
3) dokonywanie wypłat gotówkowych:
- podjętych z rachunków bankowych jedynie na określone potrzeby lub wydatki bieżące,
- z zebranych dochodów budżetowych (np. darowizny pieniężne).
4) odprowadzanie do banku na koniec każdego miesiąca przyjętych dochodów budżetowych,
5) niezwłoczne zawiadomienie dyrektora jednostki i głównego księgowego o brakach gotówkowych oraz ewentualnych włamaniach do kasy.
8. W powierzonym zakresie pełnienia obowiązków kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za:
1) nieprzestrzeganie zasad gospodarki kasowej,
2) dokonywanie wypłat bez udokumentowania podpisami odbiorców zamieszczonymi na właściwych dowodach rozchodowych,
3) nienależyte zabezpieczenie i przechowywanie gotówki,
4) wypłacanie gotówki na podstawie dowodów niezatwierdzonych do wypłaty.
9. Nie wolno powierzać przyjmowania i wypłacania pieniędzy innej osobie poza kasjerem. W przypadku nieobecności kasjera zastępuje go osoba wyznaczona jako zastępująca go lub osoba wskazana przez głównego księgowego. Od osoby zastępującej kasjera powinno być pobrane i załączone do akt osobowych oświadczenie o odpowiedzialności materialnej o treści: „Przyjmuję do wiadomości, że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie”. Na deklaracji powinna być klauzula o treści: „Niniejszą deklarację złożono w mojej obecności w dniu …………” (podpis głównego ksiegowego lub dyrektora jednostki)

§ 4
Pomieszczenie kasy
1. Pomieszczenie przeznaczone do przechowywania wartości pieniężnych jest wydzielone i zabezpieczone, nie posiada okna. Drzwi wejściowe do pomieszczenia kasy są specjalnej konstrukcji – ognioodporne.
2. Pomieszczenie kasy jest wyposażone w szafę stalową przytwierdzoną do podłogi do przechowywania wartości pieniężnych.
3. Klucze od kasy przechowuje kasjer.

§ 5
Ochrona wartości pieniężnych
1. Wartości pieniężne muszą być przechowywane w warunkach zapewniających należytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem.
2. Gotówkę, depozyty oraz druki ścisłego zarachowania należy przechowywać w kasie ogniotrwałej , którą po zakończeniu pracy kasjer zamyka na klucz.
3. Przechowywanie w kasie gotówki lub innych wartości nienależących do jednostki jest zabronione. Przyjęcie i wydanie depozytu należycie opieczętowanego kasjer rejestruje w osobnej ewidencji zawierającej następujące dane: numer kolejny, określenie deponowanego przedmiotu (np. gotówka, druki, papiery, klucze itp.), datę i godzinę przyjęcia lub wydania, podpisy osoby składającej i podejmującej depozyt.

§ 6
Transport wartości pieniężnych
1. Wartości pieniężne do banku i z banku przewozi kasjer lub inna osoba upoważniona do dysponowania nimi, wykorzystując w tym celu samochód służbowy, prywatny bądź taksówkę.
2. Transport wartości pieniężnych może być wykonywany pieszo, przy ochronie dodatkowego pracownika.
3. W samochodach przewożących wartości pieniężne nie mogą być równocześnie przewożone osoby postronne, nieuczestniczące w tym transporcie.

Rozdział III
Gospodarka kasowa

§ 7
Wykonywanie dyspozycji pieniężnych
1. Wszelkie decyzje związane z wykonywaniem dyspozycji pieniężnych powinny zmierzać do obrotu bezgotówkowego. Występowanie obrotu gotówkowego powinno być ograniczone do niezbędnego minimum i może dotyczyć tylko wydatków bieżących.
2. Polecenia przelewu oraz inne dyspozycje pieniężne podpisują, zgodnie ze złożonymi
w banku wzorami podpisów: dyrektor jednostki, główny księgowy lub inny pracownik na podstawie udzielonego mu upoważnienia.
3. Zabrania się podpisywania poleceń przelewu in blanco. Osoby podpisujące polecenia przelewu są odpowiedzialne za zgodność ich treści z dowodami stanowiącymi podstawę ich wystawienia.
4. Operacji kasowych dokonuje pracownik wyznaczony przez dyrektora jednostki. Obowiązków tych nie wolno powierzyć głównemu księgowemu oraz osobom, które złożyły wzory podpisów w banku.
§ 8
Gotówka
1. W kasie może znajdować się gotówka pochodząca z następujących źródeł:
1) niezbędny zapas gotówki na bieżące wydatki – pogotowie kasowe,
2) gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajowo wydatków,
3) gotówka pochodząca z bieżących wpływów do kasy jednostki,
4) gotówka przechowywana jako depozyt od osób fizycznych i prawnych.
2. Zmiana wysokości pogotowia kasowego gotówki w kasie będzie następować przez dyrektora jednostki w formie odrębnego zarządzenia. Przy ustalaniu wysokości pogotowia kasowego należy uwzględnić:
1) minimum potrzeb w zakresie obrotu gotówkowego,
2) niezbędny zapas gotówki w kasie, który w miarę wykorzystania może być uzupełniany do ustalonej wysokości (weryfikowanej w razie potrzeby przez dyrektora jednostki) ze środków podjętych z rachunku bankowego.
3. Nadwyżkę gotówki znajdującą się w kasie na koniec dnia, ponad ustaloną wysokość pogotowia kasowego, odprowadza się w dniu powstania nadwyżki, bądź najpóźniej dnia następnego, na właściwe rachunki bankowe jednostki.
4. Podjętą z rachunku bankowego gotówkę, przeznaczoną na pokrycie określonych rodzajowo wydatków jednostki, należy przeznaczyć na cel określony przy jej podjęciu. Niewykorzystaną część tej gotówki można również przeznaczyć, po zatwierdzeniu przez głównego księgowego i dyrektora jednostki, na inne cele niż określone przy podjęciu gotówki z rachunków bankowych.
5. Gotówki przechowywanej w kasie jednostki w formie depozytu, podlegającej zwrotowi osobie prawnej lub fizycznej, która złożyła depozyt, nie można wykorzystywać na pokrycie wydatków jednostki, jak również w celu uzupełnienia niezbędnego zapasu gotówki i nie wlicza się jej do ustalonej wielkości tego zapasu.

§ 9
Niedobór lub nadwyżka gotówki
1. Rozchodu gotówki nieudokumentowanego rozchodowymi dowodami kasowymi nie uwzględnia się przy ustaleniu stanu gotówki w kasie. Rozchód taki stanowi niedobór kasowy i obciąża kasjera.
2. Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową. Nadwyżka kasowa podlega przekazaniu na dochody budżetowe w ciągu 7 dni od daty jej stwierdzenia, lecz nie później niż w ostatnim dniu miesiąca, w którym stwierdzono wystąpienie nadwyżki kasowej.

Rozdział IV
Dokumentacja kasowa
§ 10
Rodzaje dokumentów
W Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej dokumentację kasy stanowią:
1) dokumenty operacyjne kasy:
a) RK – „Raport kasowy”,
b) KP – „Kasa przyjmie”
c) KW – „Kasa wypłaci”,
d) czek gotówkowy,
e) bankowy dowód wpłaty;
2) dokumenty źródłowe – dyspozycyjne:
a) dowody zakupu – faktury, rachunki i inne dokumenty o podobnym charakterze,
b) wnioski o zaliczkę:
Przeznaczenie:
Służy jako dokument umożliwiający pobranie zaliczki na zakupy gotówko¬we.
Opracowanie i obieg:
Wniosek o zaliczkę sporządza w jednym egzemplarzu wnioskujący wypłatę określonej sumy na dokonanie zakupów gotówkowych. Wypełnia on pierwszą stronę druku, określając rodzaj wydatków, na które ma być wy¬płacona zaliczka, termin rozliczenia - nie dłuższy niż 30 dni - oraz jej wysokość.
Wniosek podlega kontroli merytorycznej i zatwierdzeniu przez Dyrektora jednostki. Pod względem formalno-rachunkowym, do¬kument sprawdza główny księgowy jednostki. Wypełniony i zatwierdzony - stanowi podstawę do wypłacenia gotówki z kasy.
Dla zabezpieczenia możliwości wyegzekwowania pobranej przez pra¬cownika kwoty, wniosek zawiera klauzulę upoważniającą do potrącenia nierozliczonej w terminie zaliczki z wypłaty najbliższego wynagrodzenia. Zaliczka nie powinna być zatwierdzona do wypłaty, jeżeli występujący o zaliczkę nie rozliczył się z poprzedniej za wyjątkiem zaliczki na dokonanie niezwłocznych zakupów wynikających z potrzeb jednostki.
c) rozliczenie zaliczki:
Przeznaczenie:
Dokument służy do udokumentowania rozliczenia z pobranej zaliczki, na podstawie, którego specjalista dokonuje wypłaty lub przyjmuje niewykorzystaną zaliczkę.
Opracowanie i obieg:
Dokument sporządza zaliczkobiorca podczas rozliczania się z zaliczki w jednym egzemplarzu. Wypełnia on drugą stronę formularza, podając wszystkie dowody źródłowe (rachunki) opłacone przez zaliczkobiorcę z zaliczki lub częściowo z własnych środków pieniężnych. Na stronie pierwszej wypełnia część górną, ustalając sumę do zwrotu lub pobrania z kasy dopłaty.
Sprawdzenia merytorycznego dokonuje osoba do tego upoważniona
, sprawdzenia formalno-rachunkowego dokonuje główny księgowy. Rozliczenie zaliczki zatwierdza ostatecznie Dyrektor jednostki.
d) rozliczenie delegacji służbowej,
Przeznaczenie:
Służy do udokumentowania decyzji o wyjeździe pracownika w podróż służbową i rozliczenia kosztów tej delegacji.
Opracowanie i obieg:
Wystawienie polecenia wyjazdu służbowego następuje na podstawie decyzji Dyrektora jednostki. Dokument wystawiony jest w jednym egzemplarzu. Wypełnione polecenie musi zawierać numer kolejny, imię i nazwisko, stanowisko, cel podróży miejscowość, datę oraz określenie środka lokomocji. Polecenie wyjazdu służbowego podpisuje dyrektor jednostki. Pracownik udający się w podróż służbową ma prawo do zaliczki w wysokości przewidywanych kosztów podróży. Dowodem kasowym będącym podstawą do wypłaty zaliczki jest "odcinek" polecenie wyjazdu służbowego.
Rozliczenia rachunku kosztów podróży i diet dokonuje osoba oddelegowana nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. Stwierdzenie wykonania polecenia służbowego potwierdza osoba delegująca, zaś sprawdzenie formalne i rachunkowe główny.
e) listy płac,
f) listy wypłat zasiłków, premii, nagród i innych świadczeń,
g) rachunki za prace wykonane na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło,
h) inne dokumenty o podobnym charakterze, akceptowane na bieżąco przez kierownika jednostki lub głównego księgowego;
3) dokumenty organizacyjne kasy:
a) instrukcja w sprawie gospodarki kasowej,
b) oświadczenie o odpowiedzialności materialnej,
c) zakres czynności kasjera,
d) wykaz osób upoważnionych do dysponowania pieniężnymi składnikami majątkowymi – z wzorami podpisów,
e) protokoły przyjęcia – przekazania kasy,
f) protokoły kontroli kasy,
g) protokoły inwentaryzacyjne;
4) dokumenty sporządzane przez kasjera:
a) rejestr przechowywanych depozytów,
b) zestawienie niepodjętych w terminie wynagrodzeń i innych należności objętych listami płac,
c) inne rejestry.
§ 11
Sposób dokumentowania
1. Wszelkie obroty gotówkowe powinny być udokumentowane dowodami kasowymi:
1) wpłaty gotówkowe – własnymi przychodowymi dowodami kasowymi (KP)
2) wypłaty gotówkowe – rozchodowymi dowodami kasowymi, którymi są źródłowe dowody kasowe lub zastępcze własne dowody wypłat gotówki (KW)
Ad. 1) Przeznaczenie dowodów wpłaty - KP
Dowód kasowy wpłaty KP stosowany jest w przypadkach wpłat gotówkowych na rzecz jednostki, a także w przypadku pobrania przez kasjera gotówki z rachunków bankowych, tzw. pogotowie kasowe.
Opracowanie i obieg:
Dowód kasowy wpłaty wypełnia w dwóch egzemplarzach specjalista na bieżąco, podczas dokonywania wpłaty pieniędzy do kasy, z przeznaczeniem:
- oryginału dla księgowości (załącznik do raportu kasowego),
- kopii w bloczku do sprawdzenia.
Formularze dowodów wpłaty gotówki powinny być ponumerowane przez głównego księgowego, zaewidencjonowane w księdze druków ścisłego zarachowania i wydane specjaliście. Wystawiający dowód specjalista określa w nim datę wpłaty, nazwisko i imię osoby wpłacającej, dokładne określenie tytułu wpłaty oraz kwotę wpłaty cyfrą i słownie, podpisując następnie dowód w pozycji "wystawił". Następnie dowód podlega zatwierdzeniu przez dyrektora i sprawdzeniu przez głównego księgowe¬go. Dokument podlega ewidencji w raporcie kasowym.
Ad. 2) Przeznaczenie dowodów wypłaty - KW
Dowód kasowy wypłaty KW stanowi dowód zastępczy i służy do udokumentowania wypłat z kasy, które nie mogą być potwierdzone źródłowymi dowodami kasowymi.
Opracowanie i obieg:
Dowód "KW" wystawiany jest w dwóch egzemplarzach, gdzie wpisywane są następujące dane: data, odbiorca, tytuł wypłaty, sumę w złotych cyfrowo i słownie, podpis wystawiającego w pozycji "sporzą¬dził", podpis wypłacającego i otrzymującego gotówkę. Jako dowód sprawdzenia formalnego i rachunkowego, dokument podpisuje główny księgowy, dokonując jednocześnie dekretacji. Dowód za¬twierdza dyrektor jednostki. Poszczególne egzemplarze dowodu przeznaczone są:
- oryginał dla księgowości (raport kasowy),
- kopia pozostaje w bloczku.
Zasady numerowania i przechowywania formularzy "KW" są identyczne jak dowodów "KP".
Kasjer dokonuje wypłaty po uprzedniej weryfikacji danych na podstawie dokumentu tożsamości odbiorcy gotówki z kasy – nie dotyczy pracowników jednostki.

Rozdział V
Zasady dotyczące wpłat i wypłat z kasy
§ 12
Przyjmowanie wpłat do kasy
1. Przed przyjęciem lub wypłatą gotówki kasjer zobowiązany jest sprawdzić, czy odpowiednie dowody księgowe są podpisane przez osoby upoważnione do zlecania wypłaty lub wpłaty. Dowody księgowe niepodpisane przez osoby do tego upoważnione nie mogą być przez kasjera przyjęte do realizacji. Nie dotyczy to przychodowych dowodów kasowych KP – „Kasa przyjmie” .
2. W dowodach kasowych nie można dokonywać żadnych poprawek kwot wypłat lub wpłat gotówki, wyrażonych cyframi i słownie. Błędy popełnione w tym zakresie poprawia się przez anulowanie błędnych przychodowych lub rozchodowych dowodów kasowych lub zastępczych dowodów poprzez wystawienie nowych prawidłowych dowodów – w celu udokumentowania wpłat i wypłat gotówki.
3. W sytuacji gdy błędy zostały popełnione w źródłowych dowodach kasowych – w celu ich skorygowania należy wystawić w ich miejsce zastępcze dowody wypłat gotówki.
4. Wpłaty gotówki mogą być dokonywane wyłącznie na podstawie ujednoliconych dla wpłat wszelkich tytułów przychodowych dowodów kasowych, podpisanych przynajmniej przez kasjera.
5. Na dowodzie wpłat gotówki należy wpisać słownie kwotę wpłaconej gotówki oraz datę i jej tytuł.

§ 13
Dowody przychodowe
1. Formularze KP otrzymują numery, przed wydaniem ich kasjerowi, nadane przez głównego księgowego z zastrzeżeniem, że zachowana jest ciągłość numeracji tych druków w zakresie każdego roku obrotowego.
2. Bloki formularzy przychodowych dowodów kasowych mogą być wydawane osobom upoważnionym wyłącznie za pokwitowaniem w ewidencji druków ścisłego zarachowania, która powinna umożliwić kontrolę przychodu, rozchodu oraz stan bloków formularzy.
§ 14
Dokonywanie wypłat z kasy
1. Wypłata gotówki z kasy może nastąpić na podstawie źródłowych dowodów uzasadniających wypłatę, tzn. według:
1) dowodów wpłat na własne rachunki bankowe, przy czym fakt dokonania wpłaty powinien potwierdzać stempel banku na dowodzie wpłaty,
2) rachunków (faktur) i innych dowodów o podobnym charakterze,
3) list wypłat dotyczących wynagrodzeń, stałych świadczeń pieniężnych, nagród i innych świadczeń,
4) własnych źródłowych dowodów kasowych (np. w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia na zakup materiałów i usług),
5) dowodów wypłat KW.
2. Własne źródłowe dowody kasowe, wystawione w związku z wypłatą zaliczek do rozliczenia, w tym także zaliczek na koszty podróży służbowych, powinny określać termin, do którego zaliczka ma być rozliczona.

§ 15
Sytuacje szczególne
1. Przy wypłacie gotówki osobom nieznanym kasjer obowiązany jest zażądać okazania dowodu osobistego lub innego dokumentu stwierdzającego tożsamość odbiorcy gotówki oraz wpisać na rozchodowym dowodzie kasowym numer, datę oraz określenie wystawcy dokumentu.
2. Jeżeli wypłata następuje na podstawie upoważnienia przez osobę wymienioną w rozchodowym dowodzie kasowym, w dowodzie tym należy określić, że wypłata została dokonana osobie do tego upoważnionej.
3. Upoważnienie do odbioru gotówki powinno zawierać potwierdzenie tożsamości, własnoręczności podpisu wystawiającego upoważnienie przez notariusza.
4. Upoważnienie do odbioru powinno być dołączone do rozchodowego dowodu kasowego.

Rozdział VI
Raport kasowy
§ 16
Sporządzanie raportu kasowego
1. Zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane.
2. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki, dokonywane w danym dniu, powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera, który prowadzi znormalizowane raporty kasowe RK – „Raport kasowy”.
3. Wypłaty z list płac i innych o podobnym charakterze nie mogą być ewidencjonowane w raporcie kasowym w kwocie obejmującej sumę poszczególnych wypłat, dokonywanych w danym dniu.
4. Raport kasowy jest sporządzony za okresy miesięczne.
5. Zapisy w raporcie kasowym powinny być dokonywane chronologicznie.
6. Po sporządzeniu raportu kasowego i ustaleniu pozostałości gotówki w kasie kasjer podpisuje oryginał raportu z dowodami kasowymi oraz kopię, a następnie oryginał przekazuje głównemu księgowemu.
7. Bieżący numer raportu kasowego, odnotowany w prawej górnej rubryce, ustala się zachowaniem ciągłości numeracji w ramach roku sprawozdaw¬czego. W lewym górnym rogu raport zaopatrzony jest w pieczęć firmową Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej w Bielsku-Białej.

Rozdział VII
Zasady wypełniania formularzy i druków kasowych

§ 17
Czek gotówkowy
1. Czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencjonuje się go po pobraniu z banku. Wypełnia się go zgodnie z obowiązującą w tym zakresie instrukcją bankową.
2. Prawidłowo wypełniony czek podpisują osoby do tego upoważnione.
3. Czeki gotówkowe podpisują, zgodnie ze złożonymi w banku wzorami podpisów, dyrektor jednostki, główny księgowy oraz inni pracownicy na podstawie udzielonych im upoważnień.
4. Zabrania się podpisywania czeków i poleceń przelewu in blanco. Osoby podpisujące czeki, polecenia przelewu są odpowiedzialne za zgodność ich treści z dowodami stanowiącymi podstawę ich wystawienia.
5. Wzory podpisów osób upoważnionych oraz ich nazwiska podawane są do wiadomości banku na karcie wzorów podpisów, która złożona jest w oddziale banku prowadzącego obsługę finansową jednostki.
6. Czeki wystawiane są na blankietach wydawanych przez bank, zawierających nazwę banku i numer rachunku bankowego.
7. Czeki wypełnia się atramentem, długopisem lub pismem maszynowym. Treści czeku nie można przerabiać, wycierać lub usuwać w inny sposób.
8. W przypadku pomyłki w jego wypełnieniu, blankiet czeku należy anulować i pozostawić w kasie.
9. Czek jest ważny 10 dni od daty wystawienia, z tym, że do obliczenia liczby dni ważności czeku nie wlicza się dnia wystawienia czeku.
10. Dowodem księgowym jest mały odcinek czeku zwany zawiadomieniem o księgowaniu. Stanowi on załącznik do dowodu KP.

§ 18
KP – „Kasa przyjmie”
1. Dowód wpłaty KP – „Kasa przyjmie” jest drukiem ścisłego zarachowania, ewidencjonowanym niezwłocznie po jego otrzymaniu w księdze druków i odpowiednio przechowywanym.
2. Dowód wpłaty KP wystawia kasjer w dwóch egzemplarzach, z których oryginał dołącza do raportu kasowego, zaś kopia pozostaje w kasie z kopią raportu kasowego.
3. W przypadku pomyłki wszystkie egzemplarze należy anulować.
4. Osoba wystawiająca dowód KP określa w nim:
1) datę wpłaty,
2) imię i nazwisko (nazwę) oraz adres osoby (firmy) dokonującej wpłaty,
3) dokładne określenie tytułu wpłaty,
4) kwotę wpłaty cyframi i słownie.
5. Przyjęcie gotówki do kasy kasjer potwierdza swoim podpisem na dowodzie wpłaty. Dowód podlega zatwierdzeniu przez głównego księgowego i dyrektora jednostki.

§ 19
KW – „Kasa wypłaci”
1. Dowód KW – „Kasa wypłaci” jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania.
2. Wystawiany jest przez kasjera lub upoważnionego pracownika komórki finansowej jako dowód zastępczy, w przypadku np. niepodjętych płac lub innych należności, do których został zastosowany dowód źródłowy, zatwierdzony przez upoważnione osoby.
3. Osoba wystawiająca dowód KW wpisuje następujące dane:
1) datę wypłaty,
2) imię i nazwisko (nazwę) oraz adres osoby (firmy), na rzecz której dokonuje się wypłaty,
3) tytuł wypłaty,
4) kwotę wypłaty cyframi i słownie.
4. Dowód podpisuje osoba wystawiająca w dwóch egzemplarzach, na oryginale podpisuje kasjer jako osoba wypłacająca oraz osoba, która pobiera należności. Oryginał zastępczego dowodu KW załącza się do raportu kasowego.
5. Dowód KW zatwierdza do wypłaty główny księgowy i dyrektor jednostki.

§ 20
RK – „Raport kasowy”
1. Raport kasowy jest znormalizowanym drukiem ścisłego zarachowania.
2. Wszystkie wpłaty i wypłaty kasjer ujmuje w przebitkowych (lub sporządzonych komputerowo) raportach kasowych według następujących zasad:
1) ujmuje się wszystkie dowody indywidualnie z wyjątkiem jednorodnych dowodów określających wydatki, które mogą być wpisane, za zgodą głównego księgowego, pod jedną pozycją na podstawie sporządzonego przez kasjera zbiorczego dokumentu (zestawienia), przy określeniu liczby pokwitowań i numerów dowodów wydatkowych,
2) wpisuje się sumy podjęte z banku do kasy na podstawie dowodu przychodowego – KP,
3) ustala się w danym dniu pozostałości w kasie po skończeniu przyjmowania wpłat i dokonywania wypłat.
3. Raport kasowy wypełnia kasjer w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty.
4. Dokonywane operacje kasowe wypełnia się za każdy dzień, w którym wystąpiły operacje.
5. Raporty kasowe sporządza się za okresy miesięczne.
6. Raport kasowy musi być sporządzony z datą ostatniego dnia miesiąca.
7. Raport kasowy sporządza kasjer w następujący sposób:
1) w lewym górnym rogu raportu zamieszcza odcisk pieczęci firmowej,
2) po prawej stronie, w górnej rubryce wpisuje numer raportu kasowego; numer ustala się z zachowaniem ciągłości numeracji rocznej dla roku obrotowego,
3) w części tabelarycznej raportu kasowego ewidencjonuje dowody kasowe na bieżąco, w układzie chronologicznym, w kolejności ich realizacji, przy czym w rubryce „Treść” określa rodzaj operacji gotówkowej, a w rubryce „Dowód” – symbol dokumentu wraz z jego numerem (np. KP-10, KW-3, numer f-ry),
4) w dolnej części raportu, w przeznaczonych na ten cel rubrykach, wpisuje liczbę dowodów KP, KW i łączne kwoty operacji gotówkowych. Łączną sumę obrotów objętych raportem kasowym wpisuje w wierszu „Obroty dnia” na ostatniej stronie raportu kasowego.
8. Prawidłowość sporządzania raportów kasowych sprawdza główny księgowy stosownie do przyjętego zakresu czynności. W szczególności ustala on:
1) czy wykazane przez kasjera poszczególne przychody i rozchody są udokumentowane dowodami kasowymi,
2) czy załączone dowody kasowe odpowiadają określonym wymogom oraz zaopatrzone są w odpowiednie klauzule,
3) po weryfikacji główny księgowy przekazyje raport kasowy do zatwierdzenia dyrektorowi jednostki.
§ 23
Bankowy dowód wpłaty
1. Bankowy dowód wpłaty wystawia się przy przekazaniu na rachunek bankowy środków pieniężnych przekraczających ustalone pogotowie kasowe lub przyjęte inne wpłaty.
2. Dokument wypełnia kasjer w dwóch egzemplarzach.
3. Wszystkie egzemplarze bankowego dowodu wpłaty osoba wpłacająca gotówkę składa wraz z gotówką w banku.
4. Po przyjęciu gotówki bank zatrzymuje oryginał dowodu dla siebie, pierwszą kopię bank przekazuje dla jednostki, gdzie załącza się do oryginału raportu kasowego.

§ 24
Rejestr depozytów
1. Kontrolę przyjęcia i wydania depozytu prowadzi kasjer w specjalnej ewidencji.
2. Ewidencja ta musi zawierać co najmniej następujące dane:
1) numer kolejny depozytu,
2) określenie deponowanego przedmiotu, a przy deponowaniu gotówki – jej kwotę,
3) dane osoby, której własność stanowi depozyt,
4) datę i godzinę przyjęcia depozytu,
5) datę i godzinę zwrotu depozytu oraz podpis osoby upoważnionej do podjęcia depozytu i podpis kasjera.
3. Przechowywana w formie depozytu w kasie jednostki gotówka nie może być łączona z gotówką jednostki.
Rozdział VIII
Czynności kontrolne
§ 26
Inwentaryzacja kasy
1. Inwentaryzację kasy przeprowadza się:
1) w dniach ustalonych przez dyrektora jednostki,
2) na dzień przekazania obowiązków kasjera,
3) w ostatnim dniu roboczym roku.
2. W toku inwentaryzacji, poza gotówką i drukami ścisłego zarachowania, zinwentaryzowaniu podlegają depozyty kasowe.
3. Osoby zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji wyznacza dyrektor jednostki.
4. Z wyników inwentaryzacji sporządza się protokół, podpisany przez członków zespołu i kasjera, a w razie przekazywania kasy – przez osobę przyjmującą i przekazującą.
5. Jeżeli inwentaryzację przeprowadza się pod nieobecność kasjera, fakt ten powinien zostać wyraźnie opisany w protokole, ze wskazaniem przyczyny nieobecności kasjera.
6. Protokół inwentaryzacji otrzymuje dyrektor jednostki.
7. Nieplanowane kontrole kasy (stanów gotówki) dokonywane są na polecenie dyrektora jednostki co najmniej raz w miesiącu, spisując protokół kontroli stanowiący załącznik nr 3.

Rozdział IX
Postanowienia końcowe
§ 27
W sprawach nieuregulowanych niniejszą instrukcją, jak też przy interpretacji jej postanowień wiążące decyzje podejmuje główny księgowy.

§ 28
Instrukcja wchodzi w życie z dniem 20 stycznia 2017 r.

Załącznik nr 1
do Instrukcji Kasowej

PROTOKÓŁ przejęcia-przekazania kasy

...................................................................
(pełna nazwa jednostki budżetowej wraz z jej adresem)

sporządzony w dniu .06.09.2018 r. o godzinie 14.30 w pomieszczeniu kasowym

Podbeskidzkiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej na okoliczność przekazania aktywów i

dokumentacji znajdujących się w kasie.

Przekazujący/a* kasę – Joanna Topiłko.....................................................................

Przejmujący/a* kasę – Aleksandra Machalica........................................................................

W obecności:

1. Dyrektora ……………………… – .Małgorzaty Malinowskiej...............................................
2. .................................................... – .....................................................................................
3. .................................................... – .....................................................................................

Dokonano inwentaryzacji i przekazania następujących składników:
I. Środki pieniężne:
1. Rzeczywisty stan gotówki w kasie – 304,26 zł

2. Stan gotówki wg raportu kasowego
Nr 9 z 2018 r. z dnia 06.09.2018 r.– 304,26 zł
RAZEM – 304,26 zł RÓŻNICA – .....0.... zł

3. Inne wartości pieniężne – depozyty .0 zł............................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................
II. Dokumentacja kasowa
1. Dokumenty operacyjne kasy
– raporty kasowe „RK” – .bieżący- RK 9/2018 ..................................
– kwitariusze przychodowe KP- ostatni wykorzystany – 008, niewykorzystane- 009-040....
– czeki gotówkowe – niewykorzystane blankiety:
– .0011514840 – 0011514840...................................
– ............................................. – ...................................
2. Dokumenty źródłowe-dyspozycyjne
– ............................................. – ...................................
– ............................................. – ...................................
– ............................................. – ...................................
– ............................................. – ...................................
3. Dokumenty organizacyjne kasy i inne:
– instrukcja kasowa – załącznik do Zarządzenia nr 2/2017 z dni.20.01.2017 r.....................
– protokoły kontroli kasy i depozytów............
– ewidencje depozytów gotówkowych i przedmiotów wartościowych.............................
– rejestr kopii bezpieczeństwa wraz z kopiami (dyskietki i pendrive- w ilości zgodnej z ewidencją)...............................

III. Urządzenia kasy i przedmioty biurowe
– komplet kluczy do szafy pancernej i pomieszczenia kasowego,
– pieczątki,
– szafa metalowa (pancerna),
– ..................................... – ....................................
– ..................................... – ....................................
10. Przejmujący/a* kasę Pan/Pani* Aleksandra Machalica nie wnosi uwag do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji ani zastrzeżeń do treści niniejszego protokołu/wnosi uwagi do sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji i zastrzeżenia do treści niniejszego protokołu*: .......................................................................................................................... ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ i jednocześnie oświadcza: „W związku z powierzeniem mi funkcji kasjera w Podbeskidzkim Ośrodku Interwencji Kryzysowej przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie”.

Osoba materialnie odpowiedzialna: (przekazująca kasę)
............................................................... ...............................................................
(czytelny podpis kasjera)

Osoba materialnie odpowiedzialna: (przejmująca kasę)
............................................................... ...............................................................
(czytelny podpis kasjera) (główny księgowy)

* niepotrzebne skreślić

Załącznik nr 2
do Instrukcji kasowej

………………………….
/nazwisko imię/

…………………………
/adres zamieszkania/

…………………………

OŚWIADCZENIE KASJERA

„ Przyjmuję do wiadomości , że ponoszę materialną odpowiedzialność za powierzone mi pieniądze i inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa w zakresie operacji kasowych i transportu gotówki oraz ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie ”.

……………………………….
/podpis pracownika/